O profissional de Secretariado Executivo é uma pessoa muito importante dentro da organização. Além das atividades de gestão e assessoramento da alta gestão, esse profissional também é um líder e suas competências envolvem a gestão de conflitos. Mas, se tem algo que um profissional do secretariado precisa ter para se diferenciar no mercado de trabalho, é empatia, inteligência emocional e uma escuta ativa desenvolvida. Considerando essa contextualização acerca da profissão, observe a situação hipotética de trabalho apresentada a seguir:

Julia trabalha há três anos em uma empresa do ramo alimentício, atuando diretamente na assessoria de seu Presidente Executivo. Como Coordenadora da Secretaria, ela lidera uma equipe composta por dois assistentes e uma estagiária.

No dia 28 de novembro, a empresa receberá um grupo de representantes internacionais de uma rede de supermercados que tem interesse em firmar uma parceria comercial e, para isso, precisa organizar um evento corporativo para a recepção e procedimentos de negociação, que envolverá reuniões, apresentações técnicas, almoço com o corpo diretivo e visita às instalações da empresa.

Durante o planejamento, no entanto, Julia percebeu que alguns departamentos envolvidos nessa ação estão divergindo acerca de prazos e prioridades. Enquanto a Logística defende que a visita técnica é a parte mais importante e, portanto, exige mais tempo para o tour pelas instalações, o departamento de Marketing insiste na priorização da apresentação institucional. Os dois departamentos defendem suas prioridades e não querem abdicar do seu espaço na programação do dia.

Em paralelo, Julia percebeu que um de seus assistentes vem realizando uma comunicação agressiva com os times, interrompendo colegas em suas apresentações e recusando-se a aceitar novas demandas. Ao ser questionado, o assistente alegou sobrecarga e acúmulo de stress.

Considerando o conteúdo estudado sobre Gestão de Conflitos e a situação hipotética de trabalho, coloque-se na posição da secretária Julia e desenvolva o que se pede a seguir:

1) Quais ações Julia pode adotar para mediar os conflitos entre os departamentos de Logística e Marketing? Descreva pelo menos três estratégias que ela pode utilizar para buscar soluções colaborativas e negociar com os envolvidos.

2) Elabore um plano de ação em formato de um cronograma para alinhar prazos e prioridades. Neste plano, priorize ações práticas de liderança e comunicação, que pode auxiliar os setores e garantir a realização de um evento excelente: contemple/descreva todas as ações que serão realizadas ao longo dia, com tempo dedicado à apresentação institucional e a visita técnica.

3) De que forma Julia pode administrar a situação da sua equipe, frente a sobrecarga de seu assistente e manter o engajamento e motivação de todos? Sugira medidas envolvem inteligência emocional, valorização da equipe e alinhamento de prazos e distribuição de tarefas.

Orientações-base para a execução da atividade:

1. Acesse e assitia ao vídeo explicativo sobre a atividade MAPA para auxiliá-lo no processo de criação e desenvolvimento da atividade. O link está disponibilizado na pasta de Material da disciplina.
2. A atividade MAPA deve ser realizada no Template (Formulário Padrão), disponível também na pasta de Material da disciplina.
3. Após o envio da atividade e você registrar a entrega clicando em “Finalizar atividade”, não serão permitidas alterações ou reenvios. Portanto, revise atentamente seu arquivo antes de clicar em finalizar.
4. Atenção: cópias de materiais sem as devidas referências e/ou cópias entre estudantes serão automaticamente zeradas se identificadas pela equipe de correção. Além disso, você deve seguir as normas da ABNT para formatação e escrita de trabalhos acadêmicos.
5. Procure esclarecer suas dúvidas com antecedência, entrando em contato com a professora mediadora, para garantir que conseguirá realizar a atividade conforme o conteúdo e prazo estabelecidos.

Bons estudos!